Jedes Unternehmen, das eine Bilanz erstellen und eine doppelte Buchführung durchführen muss, muss auch ein Kassenbuch führen. Das ist natürlich für die meisten Menschen eine Aufgabe, die alles andere als Spaß macht - vielmehr ist es eine Tätigkeit, die vor allem auf manuellem Wege viel Zeit in Anspruch nimmt. Glücklicherweise lässt sich die Buchführung mit Hilfe der passenden Software für Kassenverwaltung eine Menge Zeit einsparen. Die beiden Hersteller WISO und Lexware stellen hierfür praktische und leistungsstarke Programme bereit, mit denen diese Aufgabe deutlich leichter von der Hand geht.
Einfache digitale Kassenverwaltung dank Lexware und WISO
Ganz egal, ob es sich um Einzahlungen von Bargeld oder auch um Ausgaben für das Porto handelt - Lexware Kassenbuch ist eine Software, welche die komfortable Erfassung jeglicher Zahlungsausgänge und -eingänge ermöglicht. Diese Software ist offiziell vom Finanzamt anerkannt und gemäß der aktuellen GoBD gültig. Dies heißt somit auch, dass Unternehmer mit dem Programm stets eine gute Wahl treffen: Die Kassenbuch-Software von Lexware stellt einen guten Überblick über sämtliche Kassenbewegungen in einem Jahr zur Verfügung. Nach einer einzelnen Buchung wird der aktuelle Kassenbestand angezeigt - möglich ist das sogar für bis zu fünf Kassen im selben Unternehmen.
Darüber hinaus gewährleistet ein korrekt geführtes Kassenbuch einen aktuellen Stand der Barkasse und der insgesamten Finanzen. Insbesondere bei Unternehmen, bei denen Barzahlungen eine große Rolle im täglichen Geschäftsleben spielen, ist dies von großer Bedeutung. Vor allem kleine und mittelständische Firmen führen ihr Kassenbuch über Vorlagen in Microsoft Excel. Weil viele nicht erst Microsoft Office kaufen oder Windows kaufen müssen, sondern das Programm bereits besitzen, lässt sich dies natürlich leicht umsetzen. Allerdings gibt es einen entscheidenden Nachteil: Ein Kassenbuch, das aus Excel-Tabellen besteht, ist nicht rechtsgültig und kann im schlimmsten Fall sogar Sanktionen nach sich ziehen.
Diese Aufgaben muss eine gute Kassensoftware erfüllen
Die richtige Kassenbuchsoftware macht es überflüssig, aufwändige und komplizierte Excel-Tabellen zu erstellen, um seine Bargeldausgaben und -einnahmen im Blick zu behalten. Das gilt allerdings nur, wenn es sich um eine Software handelt, die GoBD-konform ist, wie zum Beispiel die Programme Lexware Faktura + Auftrag, Lexware Anlagenverwaltung oder auch WISO EÜR + Kasse. Grundsätzlich müssen bei sämtlichen Geschäftsfällen unterschiedliche Angaben zu Grunde liegen, wie die Bareinnahme und -ausgabe, das Datum, der Buchungstext, der Betrag in Euro oder auch der Vorsteuer- oder Umsatzsteuerbetrag. Auch der Ist- und Soll-Kassenbestand muss erfasst werden. Die meisten dieser Angaben werden von einer leistungsstarken Software automatisch eingetragen, was natürlich eine Menge kalkulatorischen Aufwand und Zeit erspart. Darüber hinaus kommt es im Zuge der Automatisierung auch nicht zu kleinen Fehlern, die jedem Menschen passieren können.
Alle Angaben werden korrekt eingetragen, was von größter Bedeutung ist, da dies vom Gesetzgeber vorgeschrieben wird. Sämtliche Buchungen müssen zeitnah, komplett und chronologisch in der richtigen Reihenfolge eingetragen werden. Sie müssen so erfolgen, dass auch Dritte problemlos einen Überblick haben. Führen Sie Ihr Kassenbuch mit Hilfe einer entsprechenden Software, ist diese Anforderung sichergestellt, weil alles einheitlich vermerkt wird. Eine effiziente Kassenbuchsoftware von Lexware - wie zum Beispiel Lexware-Kassenbuch - macht die umständliche Eingabe von Daten überflüssig. Mit Hilfe des Programms können sämtliche Bewegungen und Geschäftsvorfälle vermerkt werden, ohne dass man dabei durcheinanderkommt. Schnellerfassungs-, Beleg- und Dialogmasken sowie auch mehrere Vorlagen sind eine große Hilfe bei der täglichen Arbeit. Zudem lassen sich die Vorgänge umgehend bei der Ablage mit einer Belegnummer und dem korrekten Datum vermerken. In der Software sind sämtliche Unterlagen für das Kassenbuch, wie die Buchungsliste, das Kassenprüfprotokoll und natürlich auch das Kassenblatt vorhanden - diese lassen sich jederzeit einsehen oder ausdrucken.
Lexware-Kassenbuch lässt sich auch mit Lexware Buchhaltung kombinieren
Mit einer geeigneten Schnittstelle lassen sich alle Salden des Kassenbuch-Programms vollkommen unkompliziert in die Buchhaltung über auch direkt an den Steuerberater übermitteln. Besonders einfach gestaltet sich dies, wenn eine Buchhaltungssoftware - wie zum Beispiel Lexware Buchhaltung - in Verbindung mit der Kassenbuch-Software genutzt wird. Dann lassen sich mit wenigen Klicks die entsprechenden Werte einbetten und alles ist an einem Ort gespeichert. Verglichen mit dem manuellen Aufwand erspart die digitale Variante natürlich eine Menge Arbeit und Zeit.
Diese Vorteile bietet eine Kassensoftware wie WISO EÜR+Kasse
Das Führen eines Kassenbuchs ist ein wichtiger Bestandteil der Buchführung innerhalb eines Unternehmens und zählt zu den Aufgaben der Finanzbuchhaltung. Dabei spielt es eine große Rolle, dass sich ein Kassenbuch möglichst nahtlos in die Buchhaltung integrieren lässt. Zahlreiche Programme sind aus diesem Grund nicht umsonst in ein Buchführungsprogramm eingebettet, so dass sich die Daten sofort übernehmen lassen und nicht erst neu eingetragen werden müssen. In jedem Fall sparen Buchungsvorlagen viel Zeit und koordinieren sowohl die Aus- als auch die Einzahlung in eine Betriebskasse.
Das Kassenverwaltungsprogramm von WISO bringt die Möglichkeit mit sich, auch offene Posten zu erstellen - wie beispielsweise für einen Vorschuss auf eine Gehaltsabrechnung. Für einen Vorschuss erstellt das Kassensystem dann von selbst einen Quittungsbelegt. Vor der Erstellung eines Buchungsbelegs muss allerdings zunächst ein Kassensturz erfolgen, bei dem alles überprüft wird. Erst hinterher lässt sich das Kassenbuch ausdrucken. Weiterhin gibt es nicht nur die Standard-Tools bei Kassenverwaltungsprogrammen von WISO und Lexware, sondern auch weitere Module, welche automatisch integriert sind und viele weitere Features bieten. Abhängig vom jeweiligen Programm lassen sich so beispielsweise mehrere Kassenbücher zur gleichen Zeit führen. Die unterschiedlichen Bestände in den Kassen werden dann mit dem Kassenbuch abgeglichen und am Ende als komplette Buchung in die Buchhaltung eingefügt.
Die wichtigste Aufgabe, aber auch einer der größten Pluspunkte an einer Software zur Kassenverwaltung ist, dass sich Daten digital archivieren lassen. Dies muss natürlich, wie bereits erwähnt, GoBD-konform erfolgen. Ein professionelles Programm erledigt dies ganz unkompliziert und stellt sicher, dass die Grundsätze der Aufbewahrung und Führung von Kassenbüchern auch tatsächlich eingehalten werden können. Dank der Unterstützung eines integrierten Archivs für sämtliche Dokumente lassen sich sämtliche Buchungen, Belege und Quittungen eines Kassenbuchs dokumentieren und im Anschluss archivieren. Auf diese Weise lässt sich komfortabel auf sämtliche Daten zurückgreifen - diese können auf Wunsch natürlich auch direkt an das Finanzamt oder an den Steuerberater übersandt werden. Sparen Sie sich also unnötige Arbeit und nutzen Sie die vielen Vorteile einer Kassenverwaltungssoftware von Lexware oder WISO - Lizenzierungen dafür erhalten Sie auf unseren Seiten!
